Разработка рекомендаций по компьютеризации анализа производственных запасов
Любая система учета и контроля запасов должна содержать информа-цию о наличии и местонахождении запасов, обо всех отгрузках и их получе-нии. В то же время, многие системы на предприятиях не обеспечивают при-нятие правильных решений управления запасами именно по причине того, что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии.
На промышленном предприятии номенклатура материальных ценностей ис-числяется десятками тысяч наименований, а информация по учету производ-ственных запасов составляет более 30% всей информации по управлению производством. Поэтому организация учета и контроля за движением, со-хранностью и использованием материальных ценностей связана с большими трудностями. Важное значение имеет автоматизация и компьютеризация всех учетных работ, начиная от выписки учетных документов и заканчивая со-ставлением необходимой отчетности.
Известно, что наиболее точную информацию о наличии производст-венных запасах на складе дают инвентаризации. Ежегодные инвентаризации обеспечивают соответствие количества хранимого запаса и количества запаса по финансовым документам и отчетам. Ничто не может заменить в этом смысле эту процедуру [33].
Но для того, чтобы инвентаризация была правильно проведена, подсчет запасов должен производиться тщательно, быстро и последовательно по ви-дам запасов. Наиболее ходовые сырье, материалы и т.д. подлежат подсчету в течение 48 часов, а остальные - в течение последующих 72 часов. Согласова-ние учетных записей с фактом должно производиться в течение 72 часов от начала подсчета.
В идеальном случае, не должно быть расхождений между результатами первого и второго подсчета. Согласно статистическому правилу, любой ре-зультат с поправкой +/- 2% разницы между первым и вторым подсчетом следует рассматривать как статистически допустимый.
Если складской работник может продемонстрировать целостность опе-ративных учетных записей, то запасы можно считать абсолютно сохранен-ными. Другими словами, если он закупил 5 штук, отпустил 3 штуки и может предъявить 2 штуки на полке, то никакого значения не имеет то, что отраже-но в бухгалтерской учетной системе. Запасы физически сохранены и менед-жер по складу и финансовый отдел должны улучшать процедуры движения документов, если указанный баланс не соблюдается.
Помимо ежегодных инвентаризаций, для обеспечения сохранности за-паса, требуются также дополнительные инвентаризационные процедуры. Это носит название непрерывной инвентаризации. Оно имеет место, если все за-пасы во всех отделах подсчитываются на цикличной основе через опреде-ленный интервал времени. Рекомендуется производить эту инвентаризацию не реже, чем два раза в год.
Цикличный подсчет, позволяющий работнику склада осуществить про-смотр всех запасов, по крайней мере 2 раза в год рекомендуем и наиболее предпочтителен. При интенсивности подсчета 80 ассортиментных позиций за день, он обычно проходит по всему запасу в 20000 позиций как раз два раза в год. В дополнение к ежегодной инвентаризации это означает, что работник склада подсчитал и сверил каждую ассортиментную позицию, по крайней мере, три раза за год.[33].
Помимо ежедневного подсчета 80 ассортиментных позиций по местам хранения, следует производить дополнительные подсчеты 20 наиболее ходо-вых позиций (итого 100 ассортиментных позиций). Подсчет 80 наименова-ний по местам хранения и 20 из 500 наиболее ходовых позиций ежедневно обеспечит подсчет всего запаса дважды в год с дополнительным подсчетом 500 наиболее ходовых позиций от 5 до 8 раз.
Любое важное решение управляющего по запасам производится, исхо-дя из знания остатков на складе и зависит от точности учетных записей. Не-прерывная инвентаризация обеспечит своевременный, точный подсчет остат-ков и таким образом обеспечит большую действенность оперативной учет-ной системы для менеджера запасов и отдела складирования.
Исследования показывают, что при осуществлении непрерывной ин-вентаризации в течение 2 лет в торговле, следует ожидать отклонений от учетных записей менее чем 5%. Это позволяет отделу хранения, менеджерам и директору ощущать себя более комфортно в предложении необходимых товаров клиентам и обеспечивает большее удовлетворение покупателей.
Некоторые фирмы с небольшим ассортиментом товара проверяют на-личие товара и получают текущие остатки по складу благодаря проведению ежедневной инвентаризации. Но в большинстве случаев фактический остаток товара определяется путем вычитания из начального остатка расхода и до-бавляя приходы товара на ежедневной, еженедельной или помесячной основе.
