Несмотря на то, что бухгалтерский учет на предприятии ОАО «Вьюны» организован на достаточно высоком уровне, имеется ряд существенных недостатков, касающихся в том числе и учета производственных запасов.
Одним из главных недостатков ведения учета производственных запасов является оформление отпуска материалов в производство в книгах складского учета. Большая номенклатура производственных запасов объясняет необходимость введения карточек складского учета по группам, а внутри групп по номенклатурным номерам. Это главная задача, которая на данный момент стоит перед руководством ОАО «Вьюны». Данные меры существенно облегчат учет производственных запасов.
Синтетический учет производственных запасов ведется по новому плану счетов. Причем необходимо отметить, что уже много лет бухгалтерия мгновенно реагирует на изменения в плане счетов бухгалтерского учета и вводит изменения в синтетический учет организации.
Также имеются некоторые недостатки в организации складских помещений, приспособленных для хранения производственных запасов предприятия. Необходимо, чтобы склад для хранения запасных частей был оборудован стеллажами. Запасные части должны храниться с прейскурантными номерами и в надлежащем порядке, что значительно облегчит их учет, а также проведение инвентаризации.
Необходимо также оборудовать каждый склад ОАО «Вьюны» современными средствами противопожарной безопасности, так как имеющиеся уже несколько устарели и требуют замены.
На данном этапе развития бухгалтерского учета многие предприятия стараются автоматизировать данный вид учета, что значительно облегчает задачи бухгалтеров, а также помогает избежать многих ошибок. Правда, далеко не все предприятия в нашей стране имеют на данный момент такую возможность. В основном все упирается в нехватку материальных средств на создание компьютерной базы.
Тем не менее, ОАО «Вьюны» в последние два года постепенно автоматизирует бухгалтерский учет в своей организации. Хотя пока еще охвачены не все участки бухгалтерского учета, но можно утверждать, что это уже большой шаг вперед.
Учет производственных запасов при традиционных формах бухгалтерского учета является одним из наиболее трудоемких участков учетных работ. Именно поэтому применение средств вычислительной техники в ОАО «Вьюны» на этом участке было бы весьма эффективно.
При таблично-автоматизированной форме учета на первом уровне кодирования применяется большое количество частных кодов. Основные из них: коды единиц измерения, складов (материально-ответственных лиц), операций движения производственных запасов и сельскохозяйственной продукции, качественного состава сельскохозяйственной продукции. Код единиц измерения порядковый, двузначный. Каждому конкретному виду единиц измерения присваивается постоянный код. Например: 01 – дециметр, 02 – метр и т.д. Соответственно во всех первичных документах номенклатуры, имеющие разные единицы измерения, кодируются в строгом соответствии с этими кодами.
Код складов (материально-ответственных лиц) также порядковый, двузначный. Каждому складу и соответственно материально-ответственному лицу (по структурным подразделениям) присваиваются постоянные коды. Например, отделение № 1, склад № 1 (Захаров В.Н.) – 01 и Петров Н.К. – 02, Сидоров К.Р. – 03; отделение № 2, склад № 1, Антонов И.Т. – 11, Прокопкин Н.В. – 12 и т.д.
Код операций движения материально-производственных запасов и сельскохозяйственной продукции отражает характер их перемещения в хозяйстве: поступление из производства, расход на производство, продажа государству или другим юридическим лицам и т.п. Этот код двузначный, строится он по серийной системе. Каждой группе операций выделяется серия номеров: входящий остаток на начало отчетного периода – 11, фактический остаток по данным инвентаризации – 13, расход производственных запасов на производство – 41 и т.д. Код операций движения производственных запасов является единым для всех счетов материально-производственного учета.
Важное значение имеют коды синтетических счетов производственных запасов. Так код синтетического счета 10 «Материалы» семизначный. Первые два знака (10) обозначают номер балансового счета, в соответствии с действующим планом счетов. Третий и четвертый знаки соответствуют номеру субсчета: сырье и материалы – 01, покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали – 02, топливо – 03 и т.д. Последние три знака обозначают конкретные аналитические счета, т.е. виды материалов: 001 – тара деревянная, 002 – тара бумажная и т.д.
Кроме рассмотренных выше кодов первого уровня по учету движения производственных запасов пользуются и другими кодами: код месяцев года, код чисел месяца и др.
На втором уровне кодирования для систематизации хозяйственных операций по учету производственных запасов применяются следующие классификаторы, в которых сведены соответствующие коды первого уровня: классификатор хозяйственных операций по учету приобретения производственных запасов. Серии кодов распределяются между синтетическими счетами. Внутри каждого синтетического счета коды хозяйственных операций группируются по субсчетам и номенклатурам аналитического учета.
Отдельная серия кодов хозяйственных операций в классификаторе отводится для отражения внутрихозяйственного перемещения производственных запасов. Классификатор хозяйственных операций по учету расхода производственных запасов используется для кодирования информации, содержащейся в первичных документах по движению производственных запасов.
При автоматизированной обработке информации по учету производственных запасов и их реализации составлению выходных документов предшествует работа по формированию массивов условно-постоянной и переменной информации.
На основании бухгалтерской справки о видах, находящихся в обращении в хозяйстве производственных запасов, формируется справочник наименований производственных запасов, который содержит следующие реквизиты: номер макета, код сельхозпредприятия, код синтетического счета, субсчета, аналитического счета, код единицы измерения, код наименования производственного запаса, его цена. Этот справочный массив используется для печати текста (наименование производственного запаса) в выходных данных, а также для автоматической таксировки (определение стоимости производственного запаса).
При этом стоит учесть, что автоматизированная обработка информации по учету производственных запасов может производиться по различным версиям программ. В разных версиях программ формируются иные справочные массивы. Приведем один из них.
Массив наименований и цен производственных запасов включает следующие реквизиты: наименование производственных запасов, код счета, код субсчета, код аналитического счета, код единицы измерения, цена, признак цены, коэффициент перевода в переваримый протеин, коэффициент перевода в действующее вещество, коэффициент, выражающий соотношение переваримого протеина и кормовых единиц.
