Для обеспечения сохранности продукции и производственных запасов в ОАО «Вьюны» организовано складское хозяйство. Имеется централизованный склад, а также склады, находящиеся на отделениях. На общих складах находятся производственные запасы, которые не требуют создания особых условий для их хранения. Централизованный склад приспособлен для хранения специфических производственных запасов.
Нефтесклад оборудован соответствующими емкостями, но расположен близко к кормоцеху, что не соответствует установленным правилам. Зернохранилище соответствует нормативным условиям хранения зерна. Склад для хранения запасных частей оборудован стеллажами, но запасные части хранятся в беспорядке, нет прейскурантных номеров.
Не все склады оборудованы противопожарными средствами. Также в ОАО «Вьюны» не все производственные запасы размещены по складам. Сено, солома уложены в скирды и стога и находятся непосредственно на полях. Силос, корнеплоды хранятся в буртах и ямах. Иногда непродолжительное время на токах находится и зерновая продукция.
В ОАО «Вьюны» все производственные запасы, не зависимо от того, где они хранятся, закреплены за материально-ответственными лицами. Эти лица назначены руководителем хозяйства. С каждым из них в установленном порядке заключен письменный договор о материальной ответственности. Эти договора хранятся у главного бухгалтера. В этих договорах четко прописываются обязанности материально-ответственного лица и руководителя организации по поводу имущества, находящегося в ведении материально-ответственного лица.
Материально-ответственные лица отвечают за сохранность вверенных им материальных ценностей, в том числе и производственных запасов.
Со своей стороны руководство хозяйства ОАО «Вьюны» обязуется создать материально-ответственным лицам все необходимые условия для работы, в том числе организовывает охрану складов в нерабочее время и ночные часы, благоустраивает складские помещения.
На всех складах ведутся книги складского учета, все страницы в них пронумерованы, о чем говорит запись на последней странице книги. Недостатком является то, что в ОАО «Вьюны» на складах достаточно большая номенклатура материалов, продукции и вместо книг складского учета целесообразней завести карточки складского учета материалов и хранить их на складе в специальных картотеках по учетным группам, а внутри группы – по номенклатурным номерам. Карточки выдает бухгалтер материальной группы материально ответственным лицам под расписку в реестре выдачи карточек. Но это пока отсутствует. Так же следует вести карточки количественно-суммового учета по запчастям, по каждой марке машины. Следующим этапом совершенствования складского хозяйства необходимо наметить его компьютеризацию. Но, скорее всего, такие возможности появятся у предприятия еще не очень скоро.
На складе в непосредственных местах хранения материалов должны прикрепляться специальные ярлыки с указанием названия данного вида производственных запасов, его характеристики, а в необходимых случаях и целевого назначения в рассматриваемом ОАО «Вьюны». Пока это отсутствует.
В книге складского учета материалов на каждый вид хранимых производственных запасов открыт отдельный счет, при этом учет ведется только в натуральных измерителях. В заголовках счетов указаны единицы измерения и цена. Последовательность открытия счетов такая же, как и в аналитическом учете в бухгалтерии.
По каждому субсчету в книге оставлены страницы для записи данных о вновь поступающих производственных запасах в течение текущего года.
Записи в книге складского хозяйства ведутся только на основании документов.
Без правильного оформленных документов на оприходование или выдачу продукции заведующий складом не имеет права принимать или отпускать продукцию и материалы. Заведующий кладом должен иметь у себя образцы подписей тех лиц, которые уполномочены распоряжаться производственными запасами в ОАО «Вьюны».
После каждой записи о поступлении или расходовании материалов или продуктов на счетах в книге складского учета заведующий складом выводит остаток. Записи в книге производят строго по каждому документу, не допуская объединения документов в одну запись. Из накопительных документов (ведомости расхода кормов, лимитно-заборные карты) записи делают по мере их закрытия, но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца.
Производственные запасы, поступающие на склад из бригад, ферм сопровождаются накладными. Принимая производственные запасы, заведующий складом отмечает в графе «Принято» фактическое количество полученных материалов и подтверждает это своей подписью. Один экземпляр накладной он оставляет у себя, он является основанием для оприходования принятой продукции и записи в книге складского учета.
Производственные запасы, поступающие на склад со стороны, приходуют на основании счетов-фактур. При поступлении производственных запасов кладовщик расписывается об этом в сопроводительных документах.
В конце каждого месяца на основании первичных документов и записей в книге складского учета материально-ответственные лица составляют отчет о движении производственных запасов. К отчету прилагаются все первичные документы за месяц. Отчеты составляют материально-ответственные лица обычно в натуральных измерителях. Оценку производственных запасов проводят уже в бухгалтерии.
Отчеты о движении производственных запасов составляют в двух экземплярах, из которых один остается в бухгалтерии, а второй с подписью бухгалтера в приемке возвращается кладовщику после сверки его данных с документами.
На каждую группу производственных запасов, учитываемых на отдельных синтетических счетах, составляют отдельный отчет.
В отчете указывают остаток запасов на начало месяца, затем заполняют приходную и расходную его части и выводят сальдо на конец месяца, по каждому виду запасов и в целом по отчету. Приход и расход не группируют по источникам поступления и направлениями расходования, это следовало бы учесть заведующему складами для облегчения последующей обработки отчетов бухгалтерией. Такую группировку делает проверяющий отчет бухгалтер производственно-материальной группы, затем проставляет корреспондирующие счета.
