Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками в управлении и эко-номическая сущность задачи
Поставщики и подрядчики – это организации, поставляющие сырьё, ма-териалы и другие товарно-материальные ценности, а также оказывающие раз-личные виды услуг и выполняющие разные работы.
Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение ра-бот и услуг подрядчиками производятся на основании заключенных между фирмой и поставщиками договоров – поставки, где оговариваются вид постав-ляемых материальных ценностей, выполняемых работ, коммерческие условия поставки, количественные, качественные и стоимостные показатели поставок материальных ценностей (выполняемых работ, услуг), сроки отгрузки матери-альных ценностей, порядок расчетов, ответственность и срок действия догово-ров, указываются реквизиты поставщика и покупателя с оттисками печатей обеих сторон.
Поставщик на отгруженные материалы выписывает расчетные документы и передает их покупателю для оплаты. Эти документы поступают в отдел мате-риально-технического снабжения (маркетинга), где их проверяют на соответст-вие с договором, регистрируют в книге поступления грузов и дают акцепт. За-тем они передаются в бухгалтерию для учета и оплаты. С этого момента у предприятия возникают расчеты с поставщиком. По мере поступления мате-риала на склад, выписываются приходные документы, которые передаются по реестру в бухгалтерию.
Все товарно-материальные ценности (ТМЦ), поступающие от поставщи-ков должны сопровождаться накладными или товарно – транспортными на-кладными и счет – фактурами, причем счет – фактуру поставщик может от-правлять сразу, либо в течение десяти дней.
Поступающие материалы кладовщик должен принять по количеству и ка-честву. После приемки материалов на склад или базу, кладовщик составляет приходный ордер с присвоением номенклатурного номера, учет сырья ведут в разрезе наименований. Поступившее на предприятие сырье приходуют по фак-тическим ценам. Все накладные на приход сырья ежедневно сдаются на про-верку в бухгалтерию.
После оплаты поступивших материалов поставщикам, данные из счета – фактуры заносятся в книгу покупок, для того, что бы в конце месяца вывести общую сумму НДС за месяц.
Если при заключении договора предусмотрен аванс (предварительная оп-лата) поставщику, то он отражается бухгалтерией. Все расчеты с поставщиками отражаются бухгалтерией предприятия в карточке поставщика, где указывается номер и дата документов, на основании которых будет производиться расчет.
Оплата поставщикам за поставленную продукцию (товары, работы, услу-ги) производится через расчетный счет – платежными поручениями, наличны-ми денежными средствами через кассу.
Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизирован-ные системы (АС), соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АС должны быть общими: системность, гибкость, устойчи-вость, эффективность.
Системность АС следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.
Гибкость, система приспособлена к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.
Принцип устойчивости заключается в том, что система должна выпол-нять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внеш-них возмущающих факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устраняемы, а работоспособность системы быстро восста-навливаема.
Эффективность АС следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.
Как правило, для внедрения инноваций требуются крупные материальные вложения, в том числе в части обновления оборудования и крупных капиталь-ных вложений.
Одной из приятных сторон современных информационных технологий является возможность обновления либо полной замены старого программного обеспечения (ПО) на новое, либо частично без крупных материальных вложе-ний с коротким сроком окупаемости. Произведем анализ необходимого ком-плекса мер для возможности внедрения автоматизированной системы (АС) в «Управлении автодорог». Для внедрения разрабатываемой АС, необходимы следующие условия:
Скорость передачи информации по ЛВС – до 100 Мбит/с. Для соединения 26 клиентских машин и сервера в единую сеть необходим концентратор на 32 порта. Рабочие станции пользователей системы предназначены в основном для ввода информации и получения готовых отчетов, а хранение базы данных и ее обработку должен осуществлять сервер.
